"Я не волшебник, я только учусь". Як початківцям організувати результативний благодійний захід

15 грудня 2016 року я з друзями організувала благодійну вечерю HeartDaysNight, яка допомогла зібрати 510.410 гривень. Завдяки цим коштам вдалось врятувати шістьох дітей, у тому числі двох підлітків. На сьогодні їм усім вдало зробили операції на серці та виписали додому.

Для мене це був перший досвід організатора такої події. І я б хотіла поділитися власним досвідом у вигляді послідовності вчинених кроків.

Отже, ви вирішили стати чарівником – так поміж себе ми називаємо благодійників.

1. Слід визначитися з метою.

Потрібно дізнатись – що саме потрібно тим, кому ви допомагаєте.

Для цього необхідно: детально дослідити проблему, за яку ви беретесь; з'ясувати, чому вона існує у таких проявах і масштабах; чи є державна програма, зосереджена на проблематиці; хто ще допомагає; чи є попередній досвід.

Наприклад, ми допомагали і допомагаємо дітям та підліткам із пороком серця, яким потрібна операція. Багатьом з них можна допомогти малим втручанням, чи термінологічно "малоінвазивно", без розтину, поставивши імплант – окклюдер. Однак він коштує великих грошей. Тому ми збираємо кошти на такий імплант і адресно допомагаємо діткам жити здоровим життям.

2. Після того, як ви визначилися з метою, треба знайти партнерів.

2.1. Партнери – біржі благодійності.

В Україні є дві найвідоміші – "Таблеточки" та "Українська Біржа Благодійності" (УББ), з якими вже стовідсотково без остраху можна співпрацювати.

Ми обрали для своєї вечері УББ. На їхньому сайті було створено "скарбничку" нашого проекту, до якої перераховували кошти. В описі нашого проекту одразу було зазначено історії хвороб дітей, окклюдери для яких ми планували купити, зібравши кошти. Тобто, це була адресна допомога.

2.2. Партнери – благодійні фонди.

Завжди є оператор, який фактично робить закупівлі, якщо йдеться про обладнання. Як благодійник ви хочете користуватися довірою, тож повинні перевірити всі ланки і бути впевненими у тому, куди і як витрачатимуться кошти. Тому ціль (проблему), яку ви плануєте досягти (вирішити), слід перевірити через фонд-оператор у цій сфері.

Нашим партнером виступив Благодійній Фонд "Серця Майбутнього", який створений саме для допомоги людям із вадами серця та збирає кошти для проведення операцій в клініці Амосова.

3. Місце та формат події.

Для вашої мети та формату, з якими ви вже визначилися, плануючи свою подію, необхідно обирати відповідне місце події. Зазвичай, партнери йдуть на більш гнучкі домовленості щодо проведення подій, коли йдеться про благодійність. І це добре.

Якщо це вечеря (як це було в нашому випадку) – то необхідно описати формат події; сценарій; чітко розрахувати кількість людей; перелік страв, що входитимуть у меню; і за що гості повинні платити окремо чи ні.

Для нашої вечері я обрала ресторан Biancoro, попередньо погодивши це із власником ресторану та ретельно обговоривши всі деталі вечері із директором.

Формат вечері – обслуговування гостей ресторану відомими людьми.

Ми стали справжніми офіціантами: подавали страви, прибирали зі столу, розносили напої та загалом робили все, що зазвичай роблять офіціанти.

Ми продавали квитки на нашу вечерю, але робили це серед своїх друзів та знайомих. Тому нашими гостями фактично стали люди з нашого близького оточення.

Захід було організовано за 2 тижні – і це дуже малий термін.

Тож якщо ви плануєте захід не для кола своїх близьких друзів та знайомих, а для широкого загалу – я раджу робити це заздалегідь.

4. Аукціон як частина вечері.

Головна помилка, якої я припустилась під час організації вечері – не залучила професійного аукціоніста, і ми були вимушені не виставляти частину лотів. Тож якщо ви беретеся організувати аукціон на вашій благодійній події, то потрібно визначитись із:

1) аукціоністом. Він мусить бути професійним. Для того, щоб досягнути поставленої мети щодо продажу всіх лотів, які у вас є, присутність майстра своєї справи критично важлива. Можна, безумовно, запрошувати волонтера чи навіть стати ним, проте це відобразиться на результаті. У нашому випадку, хоч аукціон і відбувся – але точно не так, як планувалось;

2) переліком лотів та обов'язковим їхнім описом;

3) початковою вартістю лотів;

4) суми, яку ви маєте відшкодувати власникові лоту – за умови, якщо це не є благодійний внесок від нього.

5. Бухгалтер чи аудитор.

Це обов'язкова умова. Потрібна людина, яка буде відповідати за кошти та перевіряти усі платежі і зводити баланс.

Зазвичай здається, що це просто – але це також робота того, хто вміє і рахувати, і перевіряти. Я не закцентувала на цьому уваги одразу, а потім мала клопіт із розрахуванням бюджету.

6. Ще є поліграфія (запрошення, таблички, конверти для внесків, які можуть бути на заході та інше), фотограф та ведучий.

7. Ну й, звісно, промо-кампанія.

Залежно від того, закрита ваша подія (тільки для своїх) чи відкрита (можуть прийти всі), слід обирати способи промоції заходу.

Корисними стануть власні сторінки у фейсбуці, анонси на новинних сайтах та звичайне "сарафанне радіо".

8. І, наостанок – команда.

Маючи на меті організацію благодійного заходу, пам'ятайте, що це – робота. Навіть якщо ви особисто робите це на волонтерських засадах, у якийсь момент вам знадобиться професійна допомога.

Тому генератору ідеї краще одразу залучати людей, яким ви будете платити кошти, оскільки робота має оплачуватись. Якщо ви робите це з командою, то мусите визначити та розподілити ролі у команді, а також спосіб прийняття рішень.

Навіть у благій справі люди залишаються людьми, і можуть виникати конфлікти. Тому краще мати один центр прийняття рішень або обраний у команді орган зі зрозумілим порядком прийняття рішень.

Домовляйтесь із командою залучених в подію таким чином, щоб кожен мав змогу хоча б одну годину в день витрачати на ваш захід. Якщо доброволець вашої команди позбавлений такої можливості, відведіть йому якусь іншу роль або просто відмовляйте.

Організація заходу потребуватиме часу і зосередженості, тому відразу усвідомте, що само собою воно не склеїться. Член команди має бути зосереджений на тій ролі, яка йому відведена.

9. Замість напутніх слів.

Перед початком організації благодійного заходу дуже раджу відвідати декілька благодійний заходів чи подій, організованих професійно – і подивитись, як це працює.

Це точно стане в нагоді.

Успіхів вам!

Світлана Панаіотіді, спеціально для УП.Життя