9 правил, які зроблять робочу зустріч максимально ефективною

Напевно, усі ми переживали подібне.

Приходимо на робочу зустріч, сидимо, довго розмовляємо, обговорюємо, витрачаємо час, а потім виявляється, що зустріч не принесла бажаної користі.

Як це змінити, радить Рей Даліо, засновник хедж-фонду Bridgewater Associates з оборотом 160 мільярдів доларів.

Фото: monkeybusiness/Depositphotos

Окрім фінансового успіху, фонд відомий створенням унікальної культури радикальної правди і прозорості, пише TED.

Даліо дав 9 порад щодо того, як отримати максимум з робочої зустрічі.

Кожна зустріч повинна бути спрямована на досягнення певних цілей.

Потрібно визначити людину – одну – відповідальну за конкретну дію чи рішення.

Вона повинна пояснити, як зробить поставлене завдання і коли.

Зустріч без призначення відповідального дуже ризикує перетворитись на непродуктивну і виключно декларативну.

Якщо ваша мета – зробити так, щоб різні люди попри свої протиріччя могли працювати разом, це один тип ведення розмови.

Якщо мета освітня – інший.

Дебати забирають час, і він збільшується залежно від кількості учасників дискусії.

Тому потрібно обережно підбирати, хто збереться за одним столом і яка кількість людей оптимальна для конкретної теми, щоб ухвалити потрібне рішення.

Найгірше, що можна зробити в такому випадку – давати слово за принципом "думки сходяться з моїми".

Небезпечними є розмови, коли говорять паралельно усі і коли в групі соло виступає одна людина.

Намагання зрозуміти іншу точку зору забирає достатньо багато часу і сил.

Лідер зустрічі повинен збалансувати суперечливі точки зору, виводити діалог з тупиків і вирішувати, як найефективніше провести час.

Якщо ви "ведете" розмову, повинні зважувати, скільки приблизно часу піде на думку людини, яка хоче висловитись, і яку користь це може дати.

Досліджуючи різні погляди і поєднуючи їх воєдино, можна відкрити нові можливості.

Стережіться перестрибувань з теми на тему.

При такій розмові ви стрибаєте з теми не тему і не завершуєте розмову по жодній із них.

Один зі способів цього уникнути – використовувати блокнот чи сліпчарт.

Людські емоції схильні до закипання, коли є певні протиріччя.

Практикуйте спокійні та зберігайте аналітичне мислення постійно.

Набагато складніше заткнутися і увімкнути логіку, ніж піддатися емоціям.

Пам’ятайте також, що емоції можуть засліпити людям реальність.

Наприклад, людина скаже: "Я відчуваю, що…" і далі скаже щось і сприйме це як факт.

Але інші люди можуть сприйняти таке рішення по-різному.

В такому разі перепитайте: "Це правда?". Це допоможе опустити розмову в реальну площину.

Будьте обережними, щоб не втратити особисту відповідальність через групова ухвалення рішень.

Занадто часто групи ухвалюють рішення про щось без усвідомлення власної – персональної – відповідальності.

Тому незрозуміло, хто повинен стежити за виконанням рішення і відповідати за це.

Воно дозволить уникнути постійних переривань.

Це правило означає, що ви даєте комусь 2 хвилини на пояснення своєї думки перед тим, як сказати щось самому.

Так кожен матиме час кристалізувати і прокомунікувати свої думки без переживання, що його не так зрозуміють чи перекричать.

Такі люди говорять швидше, ніж їх можна сприйняти.

Це спосіб проштовхнути свої ідеї повз критичне мислення і осмислення співрозмовника.

Балакуни можуть бути особливо ефективні, коли їхні співрозмовники хвилюються і бояться здатись нерозумними.

Не будьте одними з них. Усвідомте, що розуміти сенс – ваш обов’язок.

Не рухайтесь далі в розмові, якщо чогось не зрозуміли.

Якщо ви відчуваєте тиск, скажіть щось на кшталт: "Вибач, що здаюсь нерозумним, але я повинен сповільнити тебе, щоб впорядкувати і зрозуміти те, що ти говориш".

І ставте свої запитання. Усі, що маєте.

Головна ціль дискусії – досягнути завершення і все узгодити, щоб призвести до певних рішень чи дій.

Розмови без логічного завершення є марною тратою часу.

Коли це обмін ідеями, важливо завершити розмову підведенням підсумків.

Якщо це домовленість, озвучте її: домовились ви чи ні.

Коли ви спільно ухвалили якусь дію, створіть список справ для її виконання, залучіть людей до цього, визначте конкретні дати виконання кожного пункту.

Запишіть висновки, робочі теорії, що приведуть до їх подальшого використання. Пропишіть план, щоб не пропустити важливий етап.