Дистанція та онлайн-заходи: якими будуть великі івенти у посткоронавірусну епоху

14 вересня 2020

Пандемія внесла корективи майже у всі сфери життя, та чи не найбільше вона змінила індустрію розваг та великих заходів. Про те, як івентори вимушені підлаштовуватися під карантинні реалії та на які заходи можна очікувати найближчим часом розповідає Дар’я Сьома — керівниця PMHUB.

Безпека — найважливіше

Пандемія змусила світ замислитись про власну безпеку.

Вимірювання температури на вході до великого приміщення або антисептик у кишені — це вже скоріш звичка, а не дратівний обов’язок. Ми намагаємось уникати контактних поверхонь та миємо руки тільки-но зайшовши з вулиці.

У 2020 організатори івентів мають пам’ятати про це й обов’язково зробити так, щоб відвідувачі їхніх заходів відчували себе у комфорті та абсолютній безпеці.

Що це означає на практиці? Готуючись до заходу ви маєте подбати про все до дрібниць — навіть, як будете безпечно передавати мікрофон між учасниками, щоб ті мали змогу поставити питання спікеру.

 Дар’я Сьома

Повинні розрахувати не тільки таймінг події, а й те скільки часу потрібно буде використати на дезінфекцію поверхонь, враховуючи дверні ручки та столи.

А ще заздалегідь подумати — чим вам доведеться відвертати гостей під час санобробки.

Доведеться ознайомитись із новими технічними рішеннями.

Уже зараз зручніше використовувати пристрої для автоматичного скринінгу температури: спеціальні рамки на вході або технології для сканування обличчя.

Адже з їхньою допомогою можна запобігти живого контакту, який точно не є трендом 2020.

До речі, зовсім скоро ця ж сама жага мінімізації спілкування, буде сприяти й стрімкій цифровізації в інших організаційних моментах.

Наприклад, програми з розкладом, скоріш за все, перенесуть у мобільні додатки, а управління приміщенням будуть виконувати голосом.

Дистанція має значення

Соціальна дистанція — щастя інтровертів й головний біль організаторів. Проте і ті, й інші розуміють — це один з головних інструментів для боротьби з вірусом.

Тому під час великих заходів ми ще довго будемо знаходитись на відстані один від одного.

Це означає, що люди, які проводять заходи, тепер повинні дуже грамотно та детально оформляти простір, щоб уникнути стовпотворіння людей.

Наприклад, у місцях на зразок реєстраційної стійки вас буде зустрічати не людина зі сканером чи списком гостей, а бокси для автоматичного чекіна, схожі на ті, що є в аеропорту.

До речі, такі рішення на ринку вже є: наприклад, компанія Eventsforce створила девайс, за допомогою якого учасник заходу просто вибирає своє ім'я у запропонованому списку або зчитує QR-код і самостійно проводить реєстрацію.

Ще один дуже важливий момент — розташувати місця для сидіння так, щоб вони були достатньо віддалені одне від одного.

Для цього вже теж існують спеціальні програми: наприклад, платформа для планування івентів Allseated, що нещодавно додала інструмент для розрахунку дистанції.

Працює це дуже просто:  користувач вибирає на екрані де б він хотів сидіти, а сервіс підказує, чи не будуть у такому випадку інші гості сидіти занадто близько до нього. Зручно для організаторів та заспокійливо для гостей.

Від дечого доведеться й відмовитись. Скоріш за все, повністю зникнуть фуршети.

Черга до столу, щоб вибрати собі їжу — це зайве скупчення людей й пережиток минулого. Тому в майбутньому класичні фуршети цілком можуть замінити буфети з розкладом під кожного гостя.

Наприклад, американська компанія Picnic Basket вже обслуговує учасників івентів групами по десять людей — це дозволяє комфортно тримати соціальну дистанцію між ними.

У американській клініці Майо кафе замінили онлайн-замовленням їжі, яку можна забрати у спеціальних точках, що також дозволяє перетинатися з якомога меншою кількістю людей.

Думаю, організаторам заходів варто запозичать цей підхід: гість може отримувати свій ланч у спеціальних локаціях, а куштувати його вже у безпечному місці.

Нетворкінг нового рівня

Нетворкінг — один з головних елементів для бізнес-конференцій, але в умовах соціального дистанціювання його також доводиться видозмінювати. Рішень тут може бути кілька.

По-перше — організатори можуть використовувати спеціальні позначки, інформуючи учасників про рівень дистанції, якої необхідно дотримуватися, завдяки розмітці на полу. Або надати спосіб самим гостям розповісти один іншому про те, яка дистанція для них є нормальною.

Наприклад за допомогою кольорових браслетів.

 Джерело: linkedin.com

Готовий до фізичних контактів (рукостискань, обіймів)? Обирай зелений!

Якщо хочеш тільки розмовляти, одягай жовтий, а червоний означає — жодних взаємодій. Просте рішення, але дуже ефективне.

Таким чином учасники можуть одразу побачити, до кого можна підходити, а хто вважає за краще тримати дистанцію.

Ще один вихід — використовування спеціальних програм, зокрема, Pathable чи Whova. Вони існували на ринку задовго до пандемії, але саме зараз будуть доречними, як ніколи.

Працюють у такий спосіб: користувач шукає людину серед учасників і бронює з нею зустріч на певний час.

Ймовірно, попит на такі сервіси буде зростати, адже вони дуже зручні, щоб уникати зайвих контактів.

Онлайн-івенти — як тимчасове рішення

Під час карантину віртуальні заходи переживали розквіт.

Здавалося, в інтернеті проводили все — від бізнес-сніданків і ділових конференцій до майстер-класів і музичних шоу.

І, схоже, цей тренд вже нікуди не зникне, принаймні для бізнес-заходів. Доказ тому — нещодавнє дослідження  консалтингової компанії The 614 Group.

Опитування, що було проведено серед маркетологів, з'ясувало: понад 70% фахівців вважають, що попит на онлайн-івенти не впаде ані у 2020 році, ані у 2021-му.

Тим більше ніяких оптимістичних прогнозів щодо великих офлайнових івентів у нас і досі не має.

Популярністю користуватимуться одразу кілька форматів. По-перше — заходи, що повністю проходять в інтернеті: вебінари в Zoom, зустрічі з Hangouts, тощо.

Вони зручні в підготовці, не вимагають зайвих витрат і виконують свою, нехай і вузьку, функцію.

По-друге, ставатиме все більше так званих "гібридних" подій.

Це коли трансляція йде зі спеціальної студії, а експерти та глядачі підключаються мережею.

Ми в PMHUB одними з перших в Україні провели кілька подібних заходів і можемо сказати, що результат нас задовольнив.

Виявилось навіть, що такі "гібридні" заходи залучають аудиторію краще ніж просто онлайн-конференція, адже сам факт наявності студії створює для учасників почуття єдиного простору. А це дуже важливо.

Нарешті, не варто забувати й про VR-заходи, з використанням спеціальної VR-гарнітури.

Вони ще знаходяться на експериментальному етапі, але карантин форсує їх розвиток. Навіть Олег Винник спробував.

Уже зараз існують платформи для 3D-подій, зокрема, MootUp, Breakroom, LearnBrite, і деякі з них говорять про багаторазове зростання кількості клієнтів.

Головна перевага такого формату — це, звичайно, унікальний досвід, який може отримати учасник.

В умовах стрімкої діджиталізації, впевнена, що ми побачимо серйозні просування в цьому напрямку.