Тайм-менеджмент: як його практикувати та книги, які допоможуть

2896
20 лютого 2019

Спроби людини встановити контроль над часом сягають сивої давнини.

Ще 2000 років тому філософ Сенека сформулював базові принципи цієї дисципліни, які актуальні й сьогодні. Він радив вести облік часу письмово, оцінювати певні періоди з точку зору ефективності та поділяти час на проведений добре, зле чи змарнований.

За часів індустріальної революції люди мусили вчитися жити не "за сонцем, а за годинником", й поняття тайм-менеджменту перейшло на новий рівень. Саме тоді виникла потреба розділяти задачу на складові з метою оптимізації виробничого процесу та заощадження часу.

Власне термін "тайм-менеджмент" виник у 70-х роках ХХ століття.

Сьогодні це поняття значно розширилось і включає в себе не тільки ефективне виконання роботи, але й гармонійний розподіл часу між усіма аспектами життя.

Зі збільшенням темпу життя зростає й потреба в тайм-менеджменті, адже здатність управляти часом – це передумова work-life balance та відчуття щастя в цілому.

ПРО "РАЦІОНАЛІВ" ТА "ІРРАЦІОНАЛІВ"

Універсального рецепту не існує, адже кожна людина індивідуальна.

Але можна виділити дві основні типові групи, яким варто застосовувати докорінно різні підходи до самоорганізації. Я називаю їх "раціонали" та "ірраціонали".

Першій категорії осіб підійде класична система тайм-менеджменту, що передбачає чітку структуру та звітність (навіть перед самим собою). Getting things done: запланували, виконали, поставили "галочку", похвалили себе.

Ірраціоналам слід задавати напрями, області, між якими вони можуть час від часу "перемикатись", розподіляючи задачі на короткі проміжки часу. Це допоможе не втратити інтерес та уникнути "перегоряння".

Однак і для цих двох груп існує єдиний базис – це усвідомленість та фокус уваги.

Ми говоримо про фокус, тому що багатьом людям важко сформулювати конкретну мету, поставити цілі, отже варто хоча б окреслити межі.

ПЕРШІ КРОКИ НА ШЛЯХУ ДО КЕРУВАННЯ ЧАСОМ

Головна передумова – це визнати існування проблеми неефективного використання часу.

Однак вирішити її на тому самому рівні, на якому вона виникла, практично неможливо. Багатьом людям потрібний погляд зі сторони і на цьому етапі знадобиться допомога коуча або тренера.

Навіть обговорення ситуації, наприклад, з другом, дозволить побачити проблему під іншим кутом.

Потім слід виділити найбільш значущі, цікаві, актуальні для себе області, наприклад, на поточний рік.

Після чого переходити до планування на коротші проміжки часу, постійно тримаючи в полі зору власний список пріоритетів. Це допоможе залишатися сконцентрованим і не "загубитися" у великих об’ємах інформації.

Це непроста аналітична робота, але починати слід саме з неї, рухаючись від загального до конкретного.

ПРО ТЕ, ЧОМУ МЕТОД ЗАГАДУВАННЯ БАЖАНЬ НЕ Є ЕФЕКТИВНИМ

Усі ми загадуємо бажання, як от на Новий рік, але чому переважна їх частина не здійснюється?

Справа в тому, що абстрактні формулювання – "скинути вагу", "вивчити іноземну мову" або "стати щасливим" – не працюють. Але проста зміна формулювання здатна перетворити мрію на дійсність.

Наприклад, людина, що має на меті пробігти марафон, автоматично мотивує себе на тренування, заняття у тренажерній залі, підтримку спортивної форми.

Вивчення іноземної мови заради процесу також не спонукає до дії, але підвищення рівня володіння мовою заради спілкування з клієнтом, отримання нової посади, листування з іноземцями або навіть подорожей чи релокації – ефективно мотивує до регулярних занять.

Зазвичай некоректна постановка цілей призводить до прокрастинації – неусвідомленій схильності до відтермінування навіть дуже важливих та нагальних справ.

А це, в свою чергу, може призвести до серйозних негативних наслідків, тому не варто недооцінювати важливість цього процесу.

ТРЕКЕРИ VS БЛОКНОТ

Для аналізу того, як ми витрачаємо дорогоцінний час, і подальшій оцінці ефективності обраної стратегії тайм-менеджменту допомагає "журнал дня".

Нині існує велика кількість різноманітних додатків-трекерів, серед яких кожен може обрати найзручніший.

Але мій персональний лайф-хак – вести облік часу в блокноті. Цей метод, стверджують психологи, надає більше усвідомленості та має найсильніший мотиваційний ефект.

На основі аналітичної роботи можна планувати розподіл часу на подальші періоди: тиждень, місяць, квартал. Рухаючись до великої мети маленькими кроками, ми маємо більше шансів досягти її.

РОБОТА В РЕЖИМІ 24/7: ЧИ ВАРТУЄ ГРА СВІЧОК?

Усім нам знайома ситуація, коли над завершенням термінового, важливого проекту команда змушена працювати "надгодини", у вихідні та на свята.

Як би не хотілося уникати подібних випадків, час від часу вони трапляються. Важливо пам’ятати, що втома має накопичувальний ефект і дефіцит сну, що триває понад 2 тижні, призводить до порушення концентрації та впливає на розумові процеси.

Тому періоди роботи у посиленому режимі обов’яково мають чергуватися із аналогічними за тривалістю періодами відновлення.

Негативні наслідки від нестачі відпочинку не можна недооцінювати – це емоційне вигоряння, депресія та інші серйозні психічні розлади.

Мінімізувати ризики вигоряння під час роботи у напруженому ритмі допомагають розподіл обов’язків, делегування повноважень, повноцінний сон, прогулянки на свіжому повітрі та спілкування із близькими.

WORK-LIFE BALANCE: ДЕ ПРОХОДИТЬ МЕЖА?

Сьогодні провести межу між робочим та особистим практично неможливо. Великою мірою цьому сприяє можливість працювати у віддаленому режимі, якою користується все більше людей.

У подібній ситуації корисно час від часу малювати та аналізувати модель життєвого балансу.

Її компоненти: тіло (режим дня, харчування, спорт), діяльність (робота, навчання, хобі), контакти (родина, друзі, спілкування) та духовність (мрії, плани на майбутнє, віра або релігійність, пошуки сенсу життя).

Всім складовим потрібно у рівній мірі приділяти увагу, саме так ми уникаємо емоційного дисбалансу.

Work-Life Balance. Для збільшення натисніть на малюнок

Існують 3 типи енергії: фізична, емоційна та психічно-ментальна. В ідеалі всі вони мають рівномірно відновлюватися.

Оскільки левову долю часу сучасна людина присвячує роботі, відносини в колективі мають величезне значення. Гармонійне, позитивне середовище сприяє емоційному відновленню, і  навпаки, час, проведений у неприязному, агресивному колективі, призводить до втоми, що може бути порівняна із фізичною.

Для опанування основ теорії тайм-менеджменту та вивчення базових технік, які в подальшому ви зможете застосовувати на практиці, я рекомендую такі книги:

  • Формула времени. Тайм менеджмент на Outlook 2007-2010. Глеб Архангельский
  • Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы 2 изд. Глеб Архангельский
  • Тайм-драйв: как успевать жить и работать. Глеб Архангельский
  • Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. Девид Аллен.
  • Семь навыков высокоэффективных людей. Стивен Кови.
  • Восьмой навык. От эффективности к величию. Стивен Кови.
  • Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. Джулия Моргенстерн
  • Быть лучшим организатором своего времени. Джейн Смит
  • Управляй своим временем и удвой результаты. Брайан Трейси
  • Таймхакинг. Даниель Пинк
  • Максимальная энергия. Триша Вулфри
  • Просто Космос. Катерина Ленгольд
  • 12 недель в году. Брайан Моран и Марк Леннингтон
  • Жизнь на полной мощности. Управление энергией — ключ к высокой эффективности, здоровью и счастью. Джим Лоэр и Тони Шварц

Крім того, для натхнення раджу переглядати ресурс "Жить интересно" (interesno.co) та читати харизматичного автора Максима Дорофеєва, автора книги "Джедайские техники". 

Пам’ятайте, що оцінка особистої ефективності неодмінно міститиме долю суб’єктивізму, але не варто намагатися цього уникнути, адже кожен з нас має власні уявлення про успіх у житті.

Олексій Федорко, керівник напрямку навчання та розвитку в ЕРАМ Ukraine, спеціально для УП.Життя

Титульна світлина stokkete/Depositphotos

Вас також може зацікавити: 

Правда про тайм-менеджмент. 7 кроків від хаосу до порядку за тиждень 

Як пережити вигорання на роботі й знайти час для відпочинку. Пояснюють експерти

powered by lun.ua