5 хибних кроків, які вбивають нашу продуктивність

Однак чомусь багато людей, які складають ці списки, о 6-й вечора все ж не спроможні викреслити з них усі пункти — лишається багато невиконаного.

Переважно так трапляється, бо люди не вміють втілювати списки в життя і вбивають свою продуктивність.

Mashable пропонує проаналізувати свій робочий день і перевірити, чи є у ньому п’ять способів вбити продуктивність.

1. Ви віддаєте свій час енергетичним вампірам

Навіть якщо ви ніколи раніше не чули цієї фрази, ви знаєте, що такі люди існують: вони "висмоктують" вашу енергію, фокусуючись на собі, а не на чомусь корисному для команди. Ваші час і пріоритети навіть не реєструються на їхньому радарі.

І з якоїсь причини такі люди постійно надсилає вам імейли і просить допомогти, тож ви втрачаєте купу часу і не маєте від цього жодних переваг.

Вирішення проблеми

Все дуже просто. Якщо це не термінова проблема, важлива для всієї компанії, напишіть колезі: "у мене є термінові дедлайни, тож на цьому тижні, на жаль, не зможу тобі допомогти".

Якщо людина наполягає, поясніть, чому це не входить до ваших обов’язків: "зараз я працюю над певною проблемою. Якщо тобі терміново, можу попросити свого керівника визначити пріоритети".

2. Ви записуєте до переліку справи, але не знаєте, як до них підступитися

Не варто записувати до свого робочого переліку завдання, які виконуються у кілька етапів, як один пункт. Те ж саме стосується невизначених цілей.

Натомість користуйтеся чіткими формулюваннями кожного кроку, який треба зробити. Прописуйте більше деталей, ніж знадобиться. Тому що о 4-й годині вечора ваше сприйняття і пам'ять за характеристиками відрізняються від ранкових.

Великі задачі розбивайте на маленькі кроки.

Фото racorn/Depositphotos

3. Ви одразу плануєте забагато речей

Якщо плани на день є занадто ідеалізованими, ви програмуєте себе на невдачу одразу. А ще відбираєте у себе приємне відчуття виконаної роботи, яким завжди завершується плідний день.

До того ж, забагато планів вас просто лякають вже від самого ранку. Ви не знаєте, з чого розпочати, і збільшуєте ризик прокрастинації.

Вирішення проблеми

Один із ефективних методів – планувати лише одну із трьох потрібних справ. Саме так: визначати одну найважливішу, яку обов’язково треба завершити сьогодні – ту, яка змусить вас сидіти на роботі ввечері чи навіть повертатися до неї пізно вночі.

Як визначити ці головні завдання? Це, як правило, ті види діяльності, які можна виміряти, а також ті, котрі є визначними для розвитку, тобто здатними зрушити з точки весь проект, команду або компанію і наблизити досягнення мети.

4. Ви забуваєте запланувати перерви

Звісно, в ідеальному світі ви можете приходити до офісу о 9 ранку і працювати нон-стоп до 6 вечора. Але світ, як відомо, не ідеальний, тож вас відволікатимуть, потім ви зголоднієте, і врешті станете неспокійним через години безперервного сидіння.

Фото londondeposit/Depositphotos

Вирішення проблеми

Не важливо, наскільки сильно ви заклопотані – перерви мають бути обов’язково, бо вам треба підзаряджатися. Спробуйте розбити робочі задачі на блоки по 50 і 90 хвилин на виконання. Знайдіть мобільний додаток, який допоможе стежити за часом і продуктивністю.

Існує думка, що найбільш ефективним є такий розподіл часу: 52 хвилини роботи і 17 хвилин перерви. Але правило діє лише тоді, якщо у ці 52 хвилини вкласти усі свої можливості і максимальну концентрацію уваги. Потім варто відпочити.

Відпочинок – це хода, прогулянка, смачний напій, перегляд корисного сайту, який вас надихає.

[L]

5. Ви не лишаєте часу для випадків, коли вас переривають

Уявіть ситуацію: ви вже витратили багато часу і доклали зусиль, щоб визначити пріоритетну роботу і записали її до щоденника. Але тут вас відволікли: поштою, терміновими новинами, колега розмовою, – перелік може бути довжелезний.

Вирішення

Залишайте кілька часових прогалин у своєму розкладі – проміжки, коли нічого не заплановано. Це дасть вам можливість не порушувати графік через такі випадкові ситуації. Якщо раптом трапиться так, що вас лишили у спокої — чудово, ви зможете раніше піти додому.

Окрім того, поставте статус "зайнятий" на усіх внутрішніх чатах, налаштуйте телефон на голосову пошту, а звукові повідомлення про імейли нехай надходять лише від кількох важливих адресатів.

До речі, ось інструкція, як зробити це у Gmail.