Як ефективно керувати діловими поїздками?

53
16 червня 2014

Чи замислювалися Ви скільки великі компанії витрачають на відрядження? І що дозволяє європейським компаніям знизити ци витрати на 23%?

Для великих компаній стаття витрати на "відрядження" завжди є важливою. Не дивно, що корпорації спеціально встановлюють правила ділових поїздок і оголошують тендери для тревел агенцій.

Український лідер продажів тревел послуг онлайн, компанія TICKETS.UA не тільки запропонувала інноваційне онлайн рішення, а й підготувала дорожню карту управління змінами для ефективної організації ділових подорожей.

4 кроки до ефективного управління діловими подорожами

Крок 1. Оцініть поточний стан.

Як зараз організовано процес відряджень? Скільки компанія платить трепел агенції? Чи задоволені звітністю та своєчасністю надання документації фінансисти?

Якими авіалініями ви літаєте? Чи є в компанії корпоративні тарифи на популярні напрямки? Який тревел бюджет виділений на проживання в готелі для менеджера, а який для керівників? Перш за все дайте відповіді на ці запитання.

Крок 2: План оптимізації процесу організації відряджень

TICKETS.UA знає, як оптимізувати процес організації відряджень, скоротити фінансові та часові витрати компанії.

Важливо визначити чітку політику компанії щодо відряджень, і встановити правила ділових поїздок для різних категорій співробітників. Після цього, можна перейти до автоматизації процесу планування відряджень і впровадження онлайн інструментів.

Передове рішення комплексне онлайн рішення TICKETS.UA дозволяє великим компанія організовувати відрядження співробітників самостійно.

Онлайн інструменти допоможуть скоротити вартість тревел послуг на 10-15% та забезпечують підтримку в режимі 24/7 365 днів на рік. Рішення TICKETS.UA допоможе знизити ризики фінансових втрат, автоматизувати фінансову звітність та інтегрувати дані в облікові системи підприємства, щоб у будь-який момент часу фінансисти могли спланувати витрати і отримати необхідну звітність.

Крок 3. Календарний план впровадження інновацій

Фахівці TICKETS.UA готові надати підтримку корпораціям і скласти календарний план реалізації стратегії з управління діловими поїздками, а також проаналізувати історію поїздок, і взяти участь в розробці правил відряджень.

Крок 4. Результати, які ви хочете отримати

Впроваджуючи онлайн рішення TICKETS.UA, велика компанія може:

-знизити витрати на відрядження,

-вивільнити час співробітників,

-отримати доступ до фінансової звітності.

Аналітичні інструменти онлайн рішення TICKETS.UA дозволяють автоматично генерувати звіти по подорожам і тревел бюджету. Надалі ці дані можна використовувати для аналізу структури обсягів замовлень, ТОП напрямів і основних постачальників. При необхідності може бути здійснена інтеграція з обліковими системами компанії, наприклад, такими як 1С або SAP, а також корпоративними системами і порталами.

Всі вищевказані кроки дозволять знизити витрати на відрядження на 20% за рахунок:

1. Вартість онлайн трансакції дешевше, коли співробітник бронює поїздку самостійно, а звертається до агента тільки у випадку складних маршрутів або зміни дат

2. Автоматизації процесу замовлення послуг: система автоматично запропонує найнижчий тариф і не дозволить забронювати доступний тариф в рамках встановлених правил відряджень для співробітників

3. Спеціальних корпоративних тарифів авіакомпаній

4. Інтеграції з обліковими системами підприємства, можливості оперативної вивантаження звітності та планування витрат.

5. Скорочення прихованих фінансових втрат підприємства.

За допомогою провідного рішення TICKETS.UA, корпорації зможуть скоротити витрати на ділові поїздки до 20%, автоматизувати бізнес-процеси і звітність, а також забезпечити ефективне управління і контроль на всіх етапах організації поїздки.

powered by lun.ua