Як зробити робочу зустріч дійсно продуктивною: 7 порад

1321
2 лютого 2019

Беззмістовні виснажливі зустрічі – прокляття більшості працівників, пише The Huffington Post.

Коли дивишся на годинник і молишся, аби ця "продуктивна" робоча зустріч завершилася.

У 2012 році 47% опитаних Salary.com працівників повідомили про "надто багато зустрічей", які були пріоритетом у списку змайнованих годин на роботі.

Вчений Стівен Роджелберг досліджує науку зустрічей уже 20 років.

Він навіть написав книгу "The Surprising Science of Meetings" на основі досліджень, опитувань та історій успіху.

Ось його 6 порад, як зробити зустріч дійсно корисною.

1

Усвідомте, що зустрічі люблять не всі

Усвідомте, що навіть якщо ви любите зустрічі, їх можуть не любити усі, кого ви туди кличете.

За словами вченого, лідери зустрічей зазвичай мають більш позитивний досвід зустрічі порівняно з іншими учасниками.

Чому? Бо вони на цих зустрічах найбільше говорять.

Якщо ви багато говорите, то більш ймовірно, що ви гадатимете, що зустріч була хорошою.

Щоб вирватися з цього упередження, вам слід поглянути поза свої припущення і прямо запитати людей, що вони думають про структуру зустрічей.

Проведіть трихвилинне опитування з постійними учасниками зустрічей, хай вони опишуть, що так, а що ні, і що можна покращити.

І зауважте: якщо ви єдина людина в кімнаті, яка цілком домінує над іншими, ви не маєте хорошої зустрічі.

2

Сумнівайтесь, чи вам дійсно потрібна зустріч

Навряд чи хтось насолоджується годинною зустріччю, яку можна провести через електронну пошту, наприклад.

Такі зустрічі марнують час, а час – важливий ресурс.

Дослідження Bain & Co. показало, що щотижневі зустрічі менеджерів середнього рівня коштували компанії 15 мільйонів доларів на рік.

Щоб це попередити, обережно враховуйте, чому ви призначаєте зустріч.

Якщо зустріч в основному лише для того, щоб донести інформацію, краще використайте інші комунікаційні інструменти.

Зустріч хороша, коли ви шукаєте інформацію, ставите запитання і вам потрібна реакція.

3

Не встановлюйте 60-хвилинну зустріч за умовчанням

Скорочення тривалості зустрічі може покращити продуктивність.

Бо чим менше часу, тим інтенсивніше треба працювати.

Ми краще працюємо під певним тиском, стверджує психологічний принцип Закон Єркса-Додсона.

Якщо знаєте, що зустріч зазвичай займає годину, спробуйте скоротити її час і перевірити, чи працює.

Так ви збережете цінний час працівників.

4

Впевніться, щоб працівники не почувались анонімами

Завдяки технологіям можна організовувати робочі зустрічі, будучи на різних континентах.

Тому фахівець рекомендує, щоб працівники були присутні хоча б на відео, якщо це можливо, а не лише через голосовий зв’язок.

Люди мають усвідомлювати, що у них є свій голос і вони не аноніми.

Коли люди почуваються, ніби вони є лише фоновим шумом, може відбутись феномен "соціальної ліні" – коли людина зменшує зусилля і мотивацію, працюючи у колективі.

Тому лідерам зустрічі потрібно просити людей назватися перед тим, як говорити.

Керівник зустрічі має бути її диспетчером.

5

Зведіть кількість учасників до мінімуму

Обмежте список учасників зустрічі так, щоб були лише ті, кому дійсно потрібно бути там.

За словами, Рогелберга, Google рекомендує не більше ніж 10 людей у кімнаті.

Amazon має "правило двох піц" – на зустрічі має бути стільки людей, щоб вони наїлися двома піцами.

"Немає магічної цифри, бо це залежить від того, чого ви хочете досягти.

Коли на зустрічі стає більш ніж 8 людей, потрібні потужні навички в переговорному процесі. А більшість людей їх немає", – каже вчений.

6

Брейншторміть порізно або у тиші

На наступну зустріч спробуйте використати тишу на свою користь.

Хай люди посидять у тиші, записуючи ідеї перед тим, як поділитися ними з присутніми.

Інший мета-аналіз показав, що віртуальний брейнштормінг може підвищити креативність порівняно з брейнштормінгом віч-на-віч.

Коли ви записуєте свою ідею, можете говорити вільніше, де не треба чекати, поки хтось договорить, чи боятися, що ваша непопулярна ідея не така хороша, як усі інші.

"Коли люди брейнштормлять усно, багато людей можуть говорити одночасно", – пояснює фахівець.

7

Знайте, коли зустріч слід завершувати

Не думайте, що зустріч треба завершити тільки тоді, коли є якийсь висновок.

Закінчувати цілком неблагополучну зустріч – нормально.

Нормально, якщо лідер скаже: "Ви знаєте, чому б нам тут не зупинитися.

Ми змогли проговорити це, це, і це".

Приймайте свої поразки, щоб рухатися далі і ефективніше планувати наступне зібрання.

Можливо, вас зацікавить:

Усі фото: Depositphotos

powered by lun.ua